Antonio Giulio de Belvis2, Carmen Angioletti1, Serena Traglia1, Gaia Ghirardini1, Andrea Barbara1, Gabriele Giubbini1, Maria Lucia Specchia1, Andrea Cambieri1, Stefania Boccia2, Emilio Bria2, Vincenzo Valentini2
1. Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli IRCCS 2. Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli IRCCS – Università Cattolica del Sacro Cuore
Parole chiave: Metodologia Lean, Gestione ambulatoriale, Oncologia, Centralità del paziente.
Riassunto:
Obiettivo: Lo studio si proponeva l’obiettivo di mappare il cammino del paziente lungo il suo percorso giornaliero di cura nell’ambulatorio di oncologia. Questo tipo di approccio metodologico ha permesso di identificare e correggere eventuali “colli di bottiglia” che possano interferire con il flusso del paziente. I principali Key Performance Indicators (KPIs) utilizzati nello studio per la valutazione della situazione di base si sono concentrati su: Tempi di attesa tra le diverse fasi del processo; Tempi di svolgimento delle singole attività; Risorse utilizzate.
Materiali e Metodi: Lo studio è stato condotto nel periodo 17-30 gennaio 2018 presso l’ambulatorio di oncologia medica, in un grande Policlinico Universitario italiano. Durante il periodo di monitoraggio è stata presa in esame la totalità delle prestazioni erogate divise secondo il seguente schema: Prime visite; Terapia; Visite + adeguamento piano terapeutico; Visita + terapia e.v., Visita + terapia per OS; Follow-up; Altro (peggioramento, posizionamento PICC…). Per la raccolta dei dati sono stati somministrati dei questio- nari ai pazienti ed al personale medico coinvolto, chiamati rispettivamente Patient Journey (PJ) e Medical Journey (MJ). Nella fase di analisi ed elaborazione dei dati sono stati applicati i principi Lean nell’ottica di: • Visualizzazione del processo e specificazione del valore attraverso il punto di vista del paziente; • Identificazione degli sprechi nei processi ed eliminazione delle fasi prive di valore aggiunto per il processo di cura; • Ridurre la variabilità e il carico di lavoro per migliorare la qualità e il flusso; • Coinvolgere nel progetto i pazienti ed il personale medico per una riqualificazione del disegno di lavoro.
Risultati: su un totale di 1351 pazienti previsti, l’adesione alla compilazione dei questionari è stata del 63% dei pazienti e dell’80% dei medici. Si è calcolato un’attesa media di 50 minuti circa, prendendo in esame sia le prime visite che le visite di controllo effettuate durante tutto l’arco della giornata. Alla luce di queste considerazioni, in una seduta di audit successivo è stato definito e condiviso con il personale medico coinvolto una serie di azioni di miglioramento.
Conclusioni: La metodologia Lean potrebbe rappresentare un valido strumento per migliorare la com- prensione e la gestione dei processi in un ambulatorio oncologico, migliorando la qualità dell’assistenza offerta ai pazienti anche attraverso una riduzione dei tempi di attesa.
Use of the Lean methodology in the management of cancer patients in a University Hospital, Italy: First results
Key Words: Lean methodology, Clinical management, Patient centeredness, Oncology.
Summary:
Aim: The aim of this study was to map a patient’s journey along all stages of his daily care path in an Oncology outpatient department, to identify and eliminate “bottleneck” situations that interfere with the patient’s flow of care. The main key performance indicators used in the study were: waiting times for each stage of the care process, time required for each activity, and resources used.
Methods: The study was conducted from 17-30 January 2018 at the medical oncology clinic of a large uni- versity teaching and research hospital in Italy. We analyzed all the healthcare services provided during the monitoring period, dividing them into: first appointments, therapy, visits for adjustments of the therapeutic plan, visits for i.v. therapy, visits for oral therapy, follow-up visits, other visits (e.g. for positioning of peri- pherally inserted central catheter). Data collection was performed by administering two questionnaires: a Patient Journey (PJ) questionnaire to patients and a Medical Journey (MJ) questionnaire to clinicians. This project employed Lean principles in order to: view the process and specify value through the patient’s point of view, identify waste in processes and eliminate any steps lacking any added value, reduce variation ofand leveling workload to improve quality and flow of care, engage patients and staff to redesign the process.
Results: The response rate in 1351 outpatients who were invited to participate was 63%; for doctors it was 81%. The mean waiting time for first visits and follow up visits performed in a single day was 50 minutes. An audit process was thus performed and a series of quality improvement measures were defined and sha- red with health professionals. Conclusions: The Lean methodology could provide a robust framework for improved understanding and management of complex system constraints in outpatient oncology clinics, and could result in improved access to treatment and reduced waiting times for patients.