The IRCCS San Raffaele Hospital organizational model to assess the clinical documentation completeness and the appropriateness of hospitalization: the SVAD experience and the results of the three-year period 2018-2020.

Di Napoli Davide1, Bossi Eleonora2, Gaetti Giovanni2, Congiu Paola3, Secchi Marco3, Berzaghini Susanna3, Fiorella Giuseppina3, Stella Adriana 3, Wysocka Ewa 3, Villa Giulia 4, Ambrosio Alberto 5.

1 Area Budget, Flussi, Ambulatori e Cronicità, Direzione Sanitaria IRCCS Ospedale San Raffaele, Milano
2 Scuola di Specializzazione in Igiene e Medicina Preventiva Università Vita – Salute San Raffaele, Milano
3 Servizio Valutazione Appropriatezza della Documentazione clinica, Direzione Sanitaria IRCCS Ospedale San Raffaele, Milano 4 Direzione delle Professioni Sanitarie Aziendale, IRCCS Ospedale San Raffaele, Milano
5 Direzione Sanitaria Aziendale, IRCCS Ospedale San Raffaele e San Raffaele Turro, Milano

SUMMARY

According to the progressive increase in the number of medical records checked by the Agenzia di Tutela della Salute (ATS) of the Metropolitan City of Milan, the San Raffaele Hospital established a Unit supporting healthcare personnel in clinical documentation management. Therefore, in 2003 the Servizio Valutazione Appropriatezza della Documentazione clinica (SVAD), consisting of a nursing staff highly qualified in checking the appropriateness of clinical pathways, completeness and correctness of the clinical documentation and appropriate coding in the hospital discharge cards, was set up in the Health Directorate. Since 2018, the Service has seen an increase in resources, a re-organization and integration with the Operating Units.

The aim of the article is to describe the introduction of a new organizational model and the results obtained, with reference to the quality self-control carried out for the ATS. In order to conduct a descriptive analysis of the trend, the sample data, required by the ATS in the three-year period 2018-2020, stratified by outcome and consequent percentage of reduction on the reimbursement of hospitalization, were considered.

We observe an overall percentage increase in medical records without any reduction from 2018 to 2020, going from 84% to 94% (+ 10%); at the same time, there is a constant trend of medical records with complete curtailment between 2018 and 2019, while there is a reduction between 2019 and 2020, going from 4% to 2% (-2%).

The positive results demonstrate the essential role of SVAD and consolidate an alternative career for nursing staff.

Keywords: Appropriateness, Medical records check, Hospital discharge card

Modello di organizzazione dei controlli interni di completezza della documentazione clinica e di appropriatezza dei ricoveri all’IRCCS Ospedale San Raffaele: il Servizio Valutazione Appropriatezza della Documentazione clinica (SVAD) e i risultati del triennio 2018-2020.

RIASSUNTO

In relazione al progressivo incremento dei volumi delle cartelle cliniche sottoposte a controllo dall’ Agenzia di Tutela della Salute (ATS) Città Metropolitana di Milano, presso l’Ospedale San Raffaele è emersa la necessità di strutturare un’unità in grado di supportare il personale sanitario nella gestione della documentazione clinica. Pertanto, nel 2003 è stata istituita presso la Direzione Sanitaria l’Unità Valutazione Appropriatezza, rinominata Servizio Valutazione Appropriatezza della Documentazione clinica (SVAD), costituito da personale infermieristico altamente qualificato con la funzione di controllare l’appropriatezza dei percorsi di cura, la completezza e correttezza della documentazione clinica e l’idonea codifica nella Scheda di Dimissione Ospedaliera.

Dal 2018, il Servizio ha assistito ad un aumento delle risorse e ad una riorganizzazione ed integrazione con le Unità Operative.
L’obiettivo dell’articolo è quello di descrivere l’implementazione del modello organizzativo e i risultati ottenuti, con riferimento all’Autocontrollo di Qualità documentale svolto per l’ATS. Sono stati considerati i dati dei campioni richiesti dall’ATS nel triennio 2018-2020, suddivisi per esito e conseguente decurtazione sul rimborso del ricovero, per condurre un’analisi descrittiva del trend.

Dall’analisi emerge un incremento complessivo percentuale delle cartelle cliniche senza alcuna decurtazione dal 2018 al 2020, passando dall’84% al 94% (+10%); parallelamente, si registra un andamento costante delle cartelle con decurtazione completa tra il 2018 e il 2019 mentre si nota una riduzione tra il 2019 e il 2020, passando da 4% a 2% (-2%).

I risultati positivi dimostrano il ruolo essenziale del SVAD, consolidando un percorso professionale alternativo per il personale infermieristico.

Parole chiave: Appropriatezza, Controllo cartelle cliniche, Scheda di Dimissione Ospedaliera


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